Status „Optional“ für Gruppenbuchungen

apaleo unterstützt nun den Status „Optional“ für Gruppenblöcke. customice unterstützt das neue Status-Handling der apaleo-Integration und ermöglicht es, die zugehörigen Einstellungen direkt beim Setzen eines Blocks auf „Optional“ vorzunehmen.

Dadurch können optionale Blöcke inklusive Stichtag und Verfügbarkeitssteuerung direkt aus customice heraus verwaltet und mit apaleo synchronisiert werden.

Block auf „Optional“ setzen

Der Status eines Blocks kann in customice wie gewohnt über die Statusauswahl geändert werden. Wird für einen apaleo Block der Status „Optional“ ausgewählt, öffnet sich ein zusätzliches Fenster mit den Einstellungen für den optionalen Block.

Hier können folgende Angaben vorgenommen werden:

Stichtag

Für jeden optionalen Block muss ein Stichtag festgelegt werden. Dieser definiert die Frist, bis zu der der Block bestätigt oder wieder freigegeben werden soll.

Der Stichtag kann zwischen dem aktuellen Datum und dem Startdatum des Blocks liegen.

Verfügbarkeitsabzug

Über die Option „Zimmer vom Bestand abziehen“ kann festgelegt werden, ob die Zimmer eines optionalen Blocks bereits die verfügbare Kapazität reduzieren sollen.

Ist die Option aktiviert, werden die im Block reservierten Zimmer bereits während des Status „Optional“ vom verfügbaren Bestand abgezogen. Dadurch kann die Verfügbarkeit entsprechend berücksichtigt werden, obwohl der Block noch nicht endgültig bestätigt wurde.

Ist die Option nicht aktiviert, reduziert der optionale Block den verfügbaren Bestand zunächst nicht.

Am Stichtag

Zusätzlich kann festgelegt werden, was passiert, wenn der Block bis zum hinterlegten Stichtag weder bestätigt noch freigegeben wurde.

Ist „Bestand freigeben“ aktiviert, wird der reservierte Bestand am Stichtag automatisch wieder freigegeben und der Block wechselt zurück in den Status „Tentative“.

Ist die automatische Freigabe nicht aktiviert, bleibt der Block zunächst „Optional“. Befindet er sich bei Erreichen des Startdatums weiterhin in diesem Status, wird er von apaleo automatisch auf „Tentative“ zurückgesetzt.

Bestätigung eines optionalen Blocks

Wird ein optionaler Block bestätigt, wechselt er in den Status „Bestätigt“.

Wurde der Bestand während des optionalen Status noch nicht abgezogen, prüft apaleo bei der Bestätigung erneut die aktuelle Verfügbarkeit. Ist die benötigte Kapazität zu diesem Zeitpunkt nicht mehr vorhanden, kann der Block nicht bestätigt werden.

Online Pick-Up

Solange sich ein Block im Status „Optional“ befindet, können noch keine Reservierungen über den Online Pick-Up abgerufen werden.

Der Pick-Up ist erst möglich, sobald der Block bestätigt wurde und in apaleo den Status „Definite“ erreicht hat.

Synchronisierung mit apaleo

Die Einstellungen und Statusänderungen optionaler Blöcke werden zwischen customice und apaleo synchronisiert.

Dies umfasst auch automatische Statusänderungen in apaleo. Wird beispielsweise der Bestand am Stichtag automatisch freigegeben und der Block auf „Tentative“ zurückgesetzt, wird diese Änderung auch in customice berücksichtigt.

Hinweis: Die Funktion „Optional“ und das zugrunde liegende Status-Handling werden von apaleo bereitgestellt. Weitere Informationen zum Verhalten optionaler Gruppenblöcke finden Sie in der apaleo Hilfe.

→ Weitere Informationen in der apaleo Hilfe (Apaleo Help Center)