Erstellung von Multi-Reservierungen aus Kontingenten

Für bestätigte Gruppenkontingente besteht die Möglichkeit Multireservierungen zu generieren und automatische Pickups aus diesen Kontingenten vorzunehmen.

Die Funktionaliät findet sich in der Detailansicht des jeweiligen Blocks in Buchung - Blocks - Details im TAB Gast/Reservierungen

Gast / Reservierung hinzufügen

Über diese Funktion werden einzelne Reservierungen durchgeführt. Gäste können aus dem Adressbuch einzeln hinzugefügt werden.

Multi-Reservierungen erzeugen

Hier gibt es grundsätzlich zwei Optionen

• Excel-Listen upload
• Pickup auf Booker

Excel-Listen-Upload

Über den Button kann eine Excel Liste hochgeladen werden aus der Reservierungen und Gäste erzeugt werden. Die Excel Liste finden Sie im Anhang zu diesem Artikel.

Innerhalb der Excel Liste müssen die orange markierten Pflichtangaben ausgefüllt werden (bitte keine Spalten löschen, die Spalten A-R müssen vorhanden sein.

Die Anrede ist dabei numerisch anzugeben. Sollen zusätzliche Gäste auf einen Raum gebucht werden, so ist der zusätzliche Gast jeweils mit einem "x" in Spalte R zu markieren. Bei allen Spalten ist darauf zu achten, die Angaben so zu formatieren wie in der Kopfzeile angegeben!

Obiges Excel würde folgende Reservierungen erzeugen, je nachdem welche Belegung im Kontingent vorgesehen ist:

Upload für ein Einzelzimmerkontingent oder Zimmerkontingente mit am Block vorgegebener Einzelbelegung

aus jeder Excel Zeile wird eine Reservierung generiert, die Spalte R wird ignoriert.

Upload für Doppel- oder Mehrbettzimmer (je nach am Block vorgegebener Maximalbelegung)

Für einen Doppelzimmerblock mit möglicher Doppelbelegung oder auch ein Dreibettzimmer mit Doppelbelegung würden folgende Reservierungen aus dem Excel erzeugt:

1. Petra Perle mit Orlando Bloom im Zimmer – Reservierung auf Petra Perl

2. Jon Doe mit Elizabeth Taylor im Zimmer – Reservierung auf Jon Doe

3. Raul Paul würde in das folgende Doppelzimmer gebucht mit Reservierung auf seinen Namen, das X in dem Fall ignoriert.

Für einen Dreibettzimmerblock mit möglicher Dreifachbelegung würden folgende Reservierungen aus dem Excel erzeugt:

1. Petra Perle mit Orlando Bloom im Dreierzimmer in Doppelbelegung – Reservierung auf Petra Perle

2. Jon Doe mit Elizabeth Taylor und Raul Paul im Dreibettzimmer

usw.

Pickup auf Booker

Gerade im Zusammenhang mit automatischen Releases auf einem Block kann es sinnvoll sein, auch ohne die endgültigen Gäste zu kennen entsprechende Anzahl an Reservierungen fest zu generieren. Denn zum Cutoff Date wird ein solcher Block ja ansonsten reduziert.

Durch setzen des Häkchens "Pickup auf Booker" und einer Angabe wie viele Reservierungen auf den Buchenden der Gruppe erstellt werden sollen, können diese Buchungen automatisiert erstellt werden. Die eigentlichen Gäste werden dann spätestens beim Check-In im Hotel angepasst.

Beispiel: Erzeugung von 5 Reservierungen auf den Buchenden

Ergebnis: