apaleo Status Flow

Folgende Buchungsstatus werden in der apaleo Integration für Buchungsblöcke verwendet

• Tentative = apaleo Tentative
• Optional = apaleo Confirmed (keine Reservierungen am Block)
• Bestätigt = apaleo Confirmed (ab hier sind Abrufe, d.h. Reservierungen möglich)
• In House = apaleo In House (wird nur in apaleo an Reservierungen gesetzt und in customice auch auf den Block und die Buchung übertragen
• No Show = apaleo No Show (wird nur in apaleo an Reservierungen gesetzt und in customice auch auf den Block und die Buchung übertragen
• Abgeschlossen = nur in customice für eine Buchung die final abgeschlossen werden soll

Initialer Status für eine Anfrage aus dem Konfigurator

Der Status kann durch den customice Support vordefiniert werden. Im Default Modus wird der Status Tentative gesetzt, es kann aber auch direkt der Status Optional eingestellt werden, da ein Gast ggf. davon ausgeht dass seine Anfrage auch die Verfügbarkeit (für einen gewissen Zeitraum) behält.

Anlage einer Buchung im customice Backend

Die Buchung kann im Status Tentative / Optional / Bestätigt angelegt werden. Relevant ist hierfür der Status der für den ersten Block der Buchung gewählt wird, bzw. der "höchste" Status eines Blocks einer Buchung, der immer automatisch auf die Buchung übernommen wird.

Status manuell ändern im Backend

Der Buchungs-  oder Blockstatus kann direkt mit dem Status Button gesetzt werden. Folgende Möglichkeiten bestehen

• Tentative auf Optional oder Confirmed
• Optional auf Tentative oder Confirmed
• Confirmed (ohne Reservierung an einem Block) auf Optional oder Storniert
• Confirmed auf Storniert oder Abgeschlossen
• In house auf Abgeschlossen
• No Show auf Abgeschlossen

Die Status In House und No Show werden nur in apaleo automatisch gesetzt und nach customice übertragen und von der Reservierung auf den Block und die Buchung übertragen

Aktionen an der Buchung

im Stauts Tentative (noch nicht synchronisiert nach apaleo - entsprechender Hinweis wird eingeblendet, so lange kein Booker hinterlegt wurde)

• Buchungsdetails ändern
• Löschen der Buchung

im Status Tentative (in Sync mit apaleo)

• Buchungsdetails ändern
• Löschen der Buchung
• Nachricht senden
• Online Angebot aktivieren
• Status auf Optional / Bestätigt

im Status Optional

• Buchungsdetails ändern
• Nachricht senden
• Online Angebot aktivieren
• Status auf Optional / Bestätigt / Tentative

im Status Bestätigt

• Buchungsdetails ändern
• Nachricht senden
• Link zum Online-Ändern / Online Storno der Buchung aktiv wenn Setting entsprechend konfiguriert durch den customice Support
• Status auf Optional / Storniert / Abgeschlossen

im Status Checked In

• Buchungsdetails ändern (nur Beschreibung)
• Nachricht senden
• Status auf Abgeschlossen wenn Blöcke in der Vergangenheit

im Status Checked out

• Buchungsdetails ändern (nur Beschreibung)
• Nachricht senden
• Status auf Abgeschlossen wenn Blöcke in der Vergangenheit

im Status No Show

• Buchungsdetails ändern (nur Beschreibung)
• Nachricht senden
• Status auf Abgeschlossen wenn Blöcke in der Vergangenheit

Mögliche Aktionen an den einzelnen Blöcken

im Status Tentative

• 3-Punkte Menü: Kopieren / Löschen
• Block Details aktualisieren / löschen
• Block Status auf Optional oder Bestätigt
• TAB Services: Services hinzufügen und löschen
• TAB Reservierungen: keine Aktionen möglich

im Status Optional

• Übernachtungskontingente
  • 3-Punkte Menü: Kopieren / Löschen
  • Block Details aktualisieren / löschen
  • Block Status auf Tentative oder Bestätigt
  • TAB Services: Service Tenplates hinzufügen und löschen
  • TAB Reservierungen: keine Aktionen möglich
• Meetingräume
  • 3-Punkte Menü: Kopieren / Löschen
  • Block Details aktualisieren / löschen
  • Block Status auf Tentativ oder Bestätigt (Tentative gibt den Block frei, Bestätigt setzt den Status und erstellt die Reservierung)
  • TAB Services: Services hinzufügen und löschen 
  • TAB Reservierungen: keine Aktionen möglich

im Status Bestätigt

• Übernachtungskontingente
  • 3-Punkte Menü: Kopieren
  • Block Details aktualisieren so lange kein Pickup
  • Block Status auf Storniert
  • TAB Services: Service Tenplates hinzufügen und löschen
  • TAB Reservierungen: Pickups möglich
• Meetingräume
  • 3-Punkte Menü: Kopieren
  • Block Details aktualisieren
  • Block Status Storniert
  • TAB Services: Services hinzufügen und löschen 
  • TAB Reservierungen: keine Aktionen möglich, da Reservierung bereits besteht und vom System verwendet wird

im Status Checked In / Checked Out / No Show

• Übernachtungskontingente
  • 3-Punkte Menü: Kopieren
  • Block Details Änderungen nur noch an Texten
  • Block Status auf Abgeschlossen wenn in der Vergangenheit
  • TAB Services: Service Templates können nicht mehr hinzugefügt oder gelöscht werden
  • TAB Reservierungen: keine Aktionen möglich
• Meetingräume
  • 3-Punkte Menü: Kopieren
  • Block Details aktualisieren
  • Block Status auf Abgeschlossen wenn in der Vergangenheit
  • TAB Services: Services können nicht mehr hinzugefügt oder gelöscht werden
  • TAB Reservierungen: keine Aktionen möglich

Auswirkungen von Statusänderungen an Reservierungen auf Blöcke und an Blöcken auf die Buchung

• alle Blöcke Tentative -> Buchung Tentative (customice Status)
• ein Block Optional -> Buchung Optional (customice Status)
• ein Blöck Bestätigt -> Buchung Bestätigt (customice Status)
• eine Reservierung eines Blocks Checked In -> Block i Checked In -> Buchung Checked In (customice Status)
• alle Reservierungen eines Blocks Checked Out -> Block Checked out -> Buchung Checked out (customice Status)
• alle Reservierungen eines Blocks No Show -> Block No Show-> Buchung No Show (customice Status)
• alle Blöcke Storniert -> Buchung Storniert
• alle Blöcke Storniert - neuer Block in einem Status angelegt -> Buchung erhält diesen Status (customice Status)
• alle Blöcke von Optional auf Tentative -> Buchungsstatus auf Tentative (customice Status)