Erstellen einer Meeting Buchung ohne Übernachtungszimmer im Backend

Um eine Buchung zu erstellen folgen Sie bitte den nächsten Schritten:

Es empfiehlt sich vorab die Verfügbarkeit zu checken. 

Dies tun Sie wie folgt:

Entweder durch klicken auf das gewünschte Datum in der Verfügbarkeit

Oder Sie navigieren im Menü zum Punkt Buchungen und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu

Im nächsten Schritt wählen Sie bitte Datum, Uhrzeit und die Teilnehmerzahl aus:

wählen sie nun die gewünschte Raumkategorie aus:

Füllen Sie anschließend alle Pflichtfelder aus, der block- Details:

Die drei Optionen stehen Ihnen nach allen eingaben zur Verfügung:

Wir fügen nun den Kontakt hinzu. 

Ist Ihr Kontakt bereits vorhanden, können Sie diesen einfach auswählen. Ansonsten legen Sie den Kontakt über den + Button neu an. 

Beim speichern ihres Kontakts, können Sie den Status der Buchung festlegen:

Nach dem Speichern Ihres Kontaktes, gelangen Sie automatisch zur Block-Übersicht Ihrer Buchung zurück. 

Hier können alle Angaben zu den einzelnen Blocks bearbeitet werden wenn gewünscht. Klicken Sie in den gewünschten Block:

Die Navigation ist von links nach rechts, so können Sie alle Details Ihrer geplanten Veranstaltung hinzufügen. 

In unserem Fall fügen wir als nächstes Services hinzu.

Klicken Sie nun den Button "Services hinzufügen":

Unter Services versteht sich alles wie es auch im Konfigurator ersichtlich ist. Dies können Bestuhlung, Equipment oder Pauschalen sein, ebenso wie z.B. Extras. Sie haben die Möglichkeit nach Service-Typ sowie nach einem Service Namen zu suchen bzw. zu filtern:

Jetzt können Sie einen oder mehrere Services auswählen und die selektierten Services anlegen:

Hier können Sie ihren ersten ausgewählten Service bearbeiten, Uhrzeiten anpassen, etc. und den Service hinzufügen (nur so wird der Service dann auch gespeichert).

Vorsicht bei Pauschalen: Sollten Sie hier die Preise ändern, muss dies in den Child Services gemacht werden, die die Pauschale ergeben.

Beschreibungen die Sie eingeben, erscheinen später auch im Function Sheet.

Um weitere Services anzulegen kommen Sie über den Pfeil zu den weiteren selektierten Services:

Wenn Sie einen Service zu viel angeklickt oder diesen doch nicht benötigen, können Sie den Service sowohl durch Weiterklicken über den Pfeil, als auch über das Kreuz verwerfen:

Über den Zurück- Button gelangen Sie wieder in die Service Übersicht aller am Block hinzugefügten Services. Nicht hinzugefügte Services verfallen auch durch den Zurück-Button!

Wenn Sie alle Services hinzugefügt haben, können Sie anschließend ein Angebot hinzufügen und versenden. 

Navigieren Sie hierfür zum Reiter Dokumente und klicken auf Dokumente hinzufügen. 

Im Drop down Menu wählen Sie die Vorlage die Sie versenden möchten. Diese wurden im Vorfeld unter dem Menüpunkt Properties hinterlegt. Sollten Ihnen dieser Schritt fehlen, lesen Sie bitte folgenden Artikel: https://customice.zendesk.com/hc/de/articles/4423072308369-Wo-hinterlege-ich-Dokumente-Vorlagen- 

Wenn Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie bitte auf Next. 

Sollten Sie Ihr Angebot editieren wollen, laden Sie es zunächst bitte über den Download Pfeil herunter.

Sie können nun die Word Vorlage in über Ihre Downloads öffnen und editieren. 

Speichern Sie das Dokument und laden es erneut hoch. 

Gehen Sie anschließend zurück zum Menüpunkt Details und scrollen nach unten. 

Hier öffnet sich folgende Maske. Sobald Sie die ersten 2 Zeilen ausgefüllt haben, befüllt sich der Rest von selbst. Sie müssen lediglich bei Anhängen das gewünschte Dokument auswählen. 

Das Dokument wird dann automatisch als PDF versendet.